仕事

残業ゼロ 効率よく仕事を終わらせるために気を付ける3つのこと

今回は残業ゼロで効率よく仕事を終わらせるために気を付けるべき3つのことを紹介していきたいと思います。

みなさんも仕事が終わらず帰れなくて嫌になったことはありませんか?

私も今も定時に帰れるか帰れないかギリギリのところで必死に仕事をしています。

残業することが悪いことではないのですが、私の場合残業をしていてもあまり効率良く働けていないと感じました。

ケアレスミスが増えたり、確認し切れていない部分があったりと、その結果同じ作業の繰り返し行わなければならなくなっていました。

なので今日は仕事を時間内にどのようにすれば終わるらせることができるのかご紹介していきます。

 

仕事のタスクを細分化し全体像を把握する

仕事のタスクを細分化することで、タスクのどこからとっかかればよいのかが明確になりますし、ゴールを具体的にイメージすることができます。

そうすることで、手付かずだったタスクにも今日はこのタスクをここまでしようと順序よく進めることができるので、ギリギリになって残業をすることがなくなります。

そのため、作業が完了するまでに1時間以上かかるものに対しては、タスクを細分化しゴールまでの道のりを明確にすることが必要になっていきます。

新人の方はそのタスクにどれくらいの時間がかかるかもわからないということもあると思います。

実際、私も1年目の時は、大きなタスクに関してどのようなステップを踏んでいけば良いのかということが全然分かりませんでした。

そのような時は、どんどん先輩に聞くようにしてください。

ただし、同じ先輩に聞くのではなく、他の課の先輩や同期に聞くようにしてください。

入って1年目の新入社員が質問に来たら、教えてくれない人はいないと思うのですぐに聞いちゃった方が良いです。

分からないことをいつまで考えていてもいつまでたっても分からないので、時間がもったいないです。

 

タスクに期限を設ける

前の章でタスクを細分化し全体像を把握するということを書きました。

そして次にやることはそのタスクに期限を設けることです。

人の習性としてある作業があった時に、その与えられた時間いっぱいまでに終わらせようとする傾向にあります。

例えば、提案資料をつくるという作業に6日間与えられたとすると時間いっぱいまでその提案資料をつくる傾向にあります。

しかし、実際、与えられた期間が3日でも完成物にそこまでの差は出てきません。

なので、期限を早めに設けることで、無駄なくタスクをこなすことができます。

ここで覚えておいてほしいことは、成果物を必ずしも100点の物を作る必要がなく、90点くらいのギリギリ合格点のもをつくった方が良いということです。

10点分のために3日かけるよりも、空いた時間を他のタスクにまわして90点の成果物を2つ完成させた方がよっぽど良いです。

できる会社員というのは手を抜くときに、手を抜いて力を入れるところにコミットすることができる人です。

なので日々仕事に優先順位をつけるように働いていくと良いかもしれません。

 

やりかけの仕事を後回しにせず、記憶が新しい時にやる

お客様との打ち合わせや会議などで何か仕事を依頼されたときは、その時が一番内容を理解しており話していたことが記憶に残っています。

終わった後すぐに作業すれば20分で終わるような仕事だったとしても、翌日や翌々日にまわしてしまうことでその時の状況を再度思い返す時間が必要になります。

そのせいで元々20分で終わる作業が30分かかってしまうということがよくあります。

なので、打ち合わせや会議の後すぐに作業に取り組める状況にあるときはタスクを後回しにせず、少し無理をしてでもその時に行った方が効率よく仕事をすすめることができます。

また、これは1日の仕事の終わり方にも言えます。

定時に帰ることにこだわり過ぎて作業中のタスクを途中で止めてしまい、次の日にまた作業をどこまで行っていたか思い返すところから始めることになります。

なので、作業を途中で止めてしまい、翌日それ以上の時間がかかる時は、残業してやってしまった方が結果的に月の残業時間を減らすことができるかもしれません。

ここはその時の状況に合わせて臨機応変に対応していくと良いと思います。

 

最後に

ここまで効率よく仕事を終わらせるために気を付けるべき3つのことを紹介しましたがどうでしたでしょうか。

ここで紹介したことは私が実際に行って効果があると思ったものをピックアップしました。

しかし、ここで紹介した以外にも仕事を効率よく終わらせる方法というのはたくさんあると思います。

効率よく仕事をこなすに1番大切なことは、日々問題意識を持って仕事に取り組むことです。

どのようにしたら今の仕事を1分でも早く終わらせることができるのか、このトライアンドエラーを繰り返すことで、自分に合う仕事の方法を見つけ出すことができます。

そうして自分で見つけ出した方法が最も良い方法だと思いますので、なぜ仕事が終わらないのかを考え、日々改善し成長していってください。

 

カテゴリー: 社会

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